Gisteren was ik bij een fysiotherapiepraktijk die zich klaar wilde maken voor 2020. Het is voor hen zoeken naar een zinvol kwaliteitsmanagementsysteem dat niet te veel tijd kost. Een herkenbare uitdaging voor veel praktijken. Je wilt je vooral richten op de klanten of patiënten. Tegelijkertijd is voor de praktijk en het team belangrijk om structuur en duidelijkheid te hebben. Structuur geeft focus, rust en duidelijke richting.
Iedere praktijk en bedrijf heeft andere behoeften omdat je andere doelen hebt. Als eigenaar zal je op zoeken moeten gaan naar een systeem dat VOOR je werkt. Een systeem dat makkelijk bij te houden is, die jouw continu inzicht blijft geven over je bedrijf en zorgt dat je grip hebt op de processen die lopen. Een kwaliteitsmanagementsysteem kan je zo uitgebreid maken als je wilt maar het kan simpel!
Ik heb 5 to do’s om meer grip te hebben op je bedrijf:
- Weet waar je voor staat en formuleer met je team een heldere missie, jouw visie op het vak en de kernwaarden die terug te vinden zijn binnen jouw bedrijf. Dit is de basis waarop je al je beslissingen neemt.
- Evalueer het jaar en stel een kwaliteitsjaarverslag op. In een kwaliteitsjaarverslag bespreek je de eerder gestelde doelen, de cijfers binnen het bedrijf en evalueer je alle kritische processen. Voor een fysiotherapiepraktijk bijvoorbeeld de dossiervoering, leveranciers en verbeterpotentieel na input van klanten.
- Na jouw evaluatie stel je voor het komende jaar een beleidsplan op. Formuleer hier maximaal 3 tot 5 doelen waar je de focus op gaat leggen. Keep it simple but SMART! Ik ben fan van een beleidsplan op 1 A4 dus probeer eens een infographic te maken.
- Ieder kwartaal neem je vervolgens de tijd om te evalueren. Alle doelen neem je door en bekijk je waar bijgestuurd kan worden.
- Dan bedenk je een systeem waar je dagelijkse taken of uitdagingen in kwijt kunt, bijvoorbeeld een PDCA. PDCA staat voor Plan Do Check Act, een model van Deming. Hierin beschrijf je de taken die nog gedaan moeten worden, bijvoorbeeld aansluiten bij een netwerk, marketingplanning maken, etc.
Met deze 5 punten ben je niet overmatig bezig met controleren, analyseren en bijsturen maar kies je bewust momenten om de diepte in te duiken. Je kunt altijd beslissen bepaalde processen maandelijks te bekijken omdat je eerder wilt bijsturen.
” Met F.A.B. heb ik rust en tijd over voor belangrijke dingen. “
Mijn missie is ondernemers vol passie te laten werken. Dat betekent dat je niet te veel energie moet steken in zaken waar je minder blij van wordt. Speciaal voor zorgprofessionals heb ik twee programma’s die jou helpen om jouw kostbare tijd vooral te steken in patiënten. START voor als je in drie maanden een efficiënt kwaliteitsmanagementsysteem wilt neerzetten. Of in een jaar de structuur wil neerzetten en totale GRIP wilt hebben op jouw praktijk. Je krijgt dan alle formats die je nodig hebt voor een efficiënt systeem, ik adviseer je op het gebied van strategie & beleid en help je jouw praktijk structuur te geven. Het resultaat is dat jij een overzichtelijke planning hebt, een gevoel van controle, doelen haalt en overzicht hebt. Dus rust en tijd voor jouw klanten overhoudt.
Voor ondernemers heb ik een FABulous Morning waar we in één ochtend focus, een helder actieplan en vooral rust creëren zodat jij kunt doen waar je blij van wordt. Jouw ambities werken we samen uit in Trello.
Waar wil je jouw tijd aan besteden?